De vluchtvoorbereiding gaat volgens een methodische wijze waarbij de risico’s in kaart worden gebracht en waarbij mitigerende maatregelen worden getroffen om deze risico’s te beheersen. Deze werkwijze is getoetst door Inspectie Leefomgeving en Transport.

Wanneer u met een specifieke vraag komt wordt er eerst gekeken naar de locatie van de opdracht. Ligt deze in de buurt van een vliegveld of een ander stuk ‘gecontroleerd’ luchtruim? Moet er een waarnemer, met een luchtvaart Radio-Telefonie brevet, toegevoegd worden aan de crew? Ligt de locatie in een ‘no fly zone’ (door de ontheffing kan Dronebeeld met coördinatie in bepaalde ‘no fly zones’ vliegen) of in een natura2000 gebied? Hiervoor wordt naast de ‘dronekaart’ ook o.a. de AIP (Aeronautical Information Publication) geraadpleegd. Vervolgens wordt er ingezoomd naar de locatie zelf. Hoe is de situatie? (Moet er toestemming gevraagd worden aan de grondeigenaar?) Kan het GPS-signaal verstoord raken door de vele hoge gebouwen? Is er voldoende afstand t.o.v. mensen, dieren, (snel) wegen etc. Tijdens deze fase van de vluchtvoorbereiding worden de risico’s in kaart gebracht en mitigerende maatregelen om deze risico’s te beheersen getroffen.

Naar aanleiding van de bevindingen worden, indien nodig, de benodigde instanties, zoals bijvoorbeeld de havenmeester, luchtverkeersleider of gemeente ingelicht over de vlucht(en).
Alle punten worden methodisch doorlopen en de resultaten worden beschreven in het Operationeel Plan. Deze neemt de crew mee op de dag van de vlucht. Op de dag zelf wordt natuurlijk wederom naar het weer gekeken en naar de risico’s die niet in de planningsfase zijn geïdentificeerd.
Specifieke procedures n.a.v. de risico’s worden door de ‘Remote Pilot In Command’ gebriefd. Dan is het tijd om het toestel te controleren waarna de vlucht kan beginnen.

De crew op locatie kan op de dag zelf door (weers)omstandigheden besluiten dat de vlucht niet door kan gaan. In dat geval brengt Dronebeeld voor een nieuw in te plannen vlucht geen extra kosten in rekening.